Motiveren is meer dan uitleggen

Er zit een dubbele bodem in het woord motiveren, en die is nuttig.

In juridische en bestuurlijke zin betekent motiveren: de gronden voor een besluit expliciet maken. In alledaagse zin betekent het: iemand in beweging krijgen. We gebruiken hetzelfde woord voor twee dingen, en dat is geen toeval. Ze horen bij elkaar. In de praktijk doen we meestal alleen het eerste, en soms zelfs dat niet.

De formele kant

Een besluit is gemotiveerd wanneer een buitenstaander kan reconstrueren waarom het zo is uitgevallen. Dat vraagt vier dingen op papier: waarover werd beslist, welke alternatieven zijn overwogen, welke criteria zijn gebruikt en hoe zijn ze gewogen, en welke aannames zitten eronder.

Dat laatste ontbreekt vrijwel altijd. Er staat wat er gekozen is, en waarom dat goed is. Er staat zelden wat er waar moest zijn om die conclusie te trekken.

Dat is jammer, want de aannames zijn het enige deel van een besluit dat later fout kan blijken zonder dat er iemand een verwijt treft. Wie ze opschrijft, geeft zichzelf de mogelijkheid om terug te komen op een besluit zonder gezichtsverlies. Wie ze weglaat, moet zijn keuze verdedigen ook nadat de grond eronder is weggevallen.

De menselijke kant

En dan is er de tweede betekenis, die in besluitstukken niet voorkomt en in de werkelijkheid alles bepaalt.

Een besluit landt bij mensen die er iets van moeten vinden en er iets mee moeten doen. Die mensen hebben drijfveren. Die drijfveren gaan niet weg omdat er een besluit is genomen. Een keuze die botst met wat iemand belangrijk vindt, wordt niet uitgevoerd, of wordt uitgevoerd op een manier die de bedoeling ongedaan maakt.

In mijn boek noem ik de neiging om dit te negeren de motivatieparadox. We zijn het erover eens dat gedreven mensen de beste resultaten halen, en we verwaarlozen motivatie stelselmatig omdat ze zich niet laat vangen in targets en tabellen.

Bij besluitvorming ziet dat er zo uit: het besluit klopt, en er gebeurt niets.

De twee samen

De koppeling is het interessante deel. Wie zijn redenering expliciet maakt, geeft anderen iets om zich toe te verhouden. Dat is de voorwaarde voor de tweede vorm van motiveren.

Zolang de argumentatie binnenskamers blijft, kan iemand die het er niet mee eens is alleen de uitkomst afwijzen. Ligt de redenering op tafel, dan kan hij zeggen: ik volg je tot en met stap drie, en bij stap vier weeg je iets anders zwaar dan ik. Dat is een gesprek. Het eerste is een loopgraaf.

Ik heb zelden meegemaakt dat mensen een besluit blokkeren dat tegen hun belang ingaat, wanneer ze de afweging konden volgen en hun belang erin genoemd zag staan. Wat mensen blokkeren is het gevoel dat er iets buiten hen om is geregeld.

Praktisch

Voeg aan je volgende besluitnotitie één alinea toe, onder het kopje waarop dit besluit rust. Daarin: de drie aannames die waar moeten zijn, en het moment waarop je toetst of ze nog kloppen.

Het kost een kwartier. Het is het verschil tussen een besluit dat je kunt verdedigen en een besluit dat je kunt herzien.